La loin ELAN (Evolution du Logement, de l’Aménagement et du Numérique) du 23 novembre 2018, prévoyait que les syndics seraient tenus de mettre en ligne différents documents, sous peine de sanction pécuniaire, la liste devait être déterminée ultérieurement.
Cette liste et les modalités de mise en œuvre de ces obligations ont été précisées par Décret n° 2019-502 du 23 mai 2019.
Ce texte distingue trois catégories de documents qui devront être mis à la disposition de différents bénéficiaires :
L’ensemble des copropriétaires devront avoir accès aux pièces suivantes :
1° Le règlement de copropriété, l’état descriptif de division ainsi que les actes les modifiant, s’ils ont été publiés ;
2° La dernière fiche synthétique de la copropriété réalisée par le syndic ;
3° Le carnet d’entretien de l’immeuble
4° Les diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l’immeuble en cours de validité ;
5° Les contrats d’assurance de l’immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité ;
6° L’ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat de copropriétaires, à l’exclusion des contrats de travail des préposés du syndicat ;
7° Les contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs en cours ;
8° Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales et, le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées ;
9° Le contrat de syndic en cours.
Chaque copropriétaire ensuite, et lui seul, devra avoir accès sur cet espace numérique sécurisé, à :
1° Le compte individuel du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l’assemblée générale annuelle ;
2° Le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel, des deux derniers exercices comptables clos, payées par le copropriétaire ;
3° Lorsque le syndicat des copropriétaires dispose d’un fonds de travaux, le montant de la part du fonds de travaux rattachée au lot du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l’assemblée générale annuelle ;
4° Les avis d’appel de fonds adressés au copropriétaire sur les trois dernières années.
Enfin, les membres du Conseil syndical auront eux accès sur un espace dédié, accessible à eux seuls, aux pièces suivantes :
1° Les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires, ainsi que le relevé général des charges et produits de l’exercice échu ;
2° Le cas échéant, les relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires ;
3° Les assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires relatives aux procédures judiciaires en cours et les décisions de justice dont les délais de recours n’ont pas expiré ;
4° La liste de tous les copropriétaires établie par le syndic en application de l’article 32 du décret du 17 mars 1967 susvisé ;
5° La carte professionnelle du syndic, son attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle ainsi que son attestation de garantie financière en cours de validité mentionnés à l’article 3 de la loi du 2 janvier 1970 susvisée.
Trois précisions d’importance :
- Cette obligation de mettre ces documents en ligne ne pèse que sur les syndics professionnels, et les syndics bénévoles en sont donc exemptés.
- Il est enfin encore indiqué que les dispositions de ce texte n’entreront en vigueur que le 1er juillet 2020 ; les syndics ayant donc jusqu’à cette date pour se mettre en conformité avec ces nouvelles obligations.
- Passé ce délai, et comme le prévoit un second Décret du même jour, n° 2019-503 du 23 mai 2019, le montant minimal de la pénalité qui sera due par le syndic sera de 15 € par jour de retard!